Fra kontrakt til performance: Sådan bygger du en god pre- og onboarding

Perioden omkring opstarten har stor betydning for, om den nye medarbejder trives, skaber resultater og opbygger en langsigtet tilknytning til virksomheden. På trods af dette er pre- og onboarding ofte et overset indsatsområde. Op mod en tredjedel af nyansatte forlader jobbet igen inden for de første seks måneder. Den tidlige fase er derfor ikke et praktisk mellemled. Den er afgørende for, om rekrutteringen betaler sig tilbage.

To faser, ét formål

Preboarding er perioden fra kontrakten er underskrevet, til den nye medarbejder møder ind på sin første arbejdsdag. Onboarding er den efterfølgende proces, hvor medarbejderen bliver en del af virksomheden, fællesskabet og finder sig til rette i sin nye rolle. Preboarding skal sikre, at medarbejderen møder ind motiveret, afklaret og klar til at starte. Onboarding skal sikre, at medarbejderen hurtigt bliver produktiv, trives i jobbet og vælger at blive.

Det er i disse to faser, at investeringen i rekrutteringen for alvor skal omsættes til værdi. Men det er også her, risikoen er størst. Manglende kontakt, tvivl eller konkurrerende jobtilbud kan hurtigt få investeringen til at miste værdi.

Preboarding: det stille fundament

Preboarding bliver ofte behandlet som ren ventetid, men det er her, medarbejderens første reelle indtryk af organisationen dannes. En struktureret preboarding kan holde den nye medarbejder engageret og positiv, reducere usikkerhed og forkorte vejen til fuld performance. Det giver mening, når man tænker på de tvivlsspørgsmål, der ofte melder sig hos en nyansat i ventetiden: Har jeg truffet det rigtige valg? Bliver jeg taget godt imod, når jeg starter?

"En god preboarding handler ikke om store armbevægelser, men om at få den nye medarbejder til at føle sig set og forventet. En personlig velkomstmail, information om en buddy eller mentor, et onboardingprogram og løbende kontakt frem mod opstart kan gøre en stor forskel. Samtidig bør forløbet tilpasses den enkelte medarbejder. Har man arbejdet med personprofiler eller andre værktøjer i rekrutteringsprocessen, har man ofte allerede værdifuld viden om, hvordan personen bedst kommer fra start," siger Signe Ravn, Manager i Beierholm Rekruttering.

Onboarding er dér, hvor ansættelsen bliver til forretning

Onboarding handler om meget mere end systemadgange og en rundtur på kontoret. Det er her, den nye medarbejder går fra at være et godt match på papiret til at skabe reel værdi i virksomheden. Forventninger afstemmes, samarbejdsrelationer etableres, og kulturen bliver konkret.

En god onboarding forkorter vejen fra nyansat til værdiskabende medarbejder. Faktisk viser undersøgelser, at gennemarbejdede onboardingforløb kan øge fastholdelsen med op til 82 % og forbedre produktiviteten med over 70 %.

Onboarding kan tage op til seks måneder, og vejen dertil handler om at arbejde systematisk med kultur, retningslinjer, netværk, samarbejde, kompetencer og resultater. De hyppigste faldgruber går igen: uklare roller, informationsoverload og manglende opfølgning.

Når én ansættelse fylder meget i forretningen

I store organisationer kan en skæv opstart ofte absorberes i systemet. Sådan er det ikke i mindre og mellemstore virksomheder, hvor der er færre ressourcer til at rette op, større afhængighed af den enkelte medarbejder, og hvor mismatch hurtigt bliver synligt. En fejlansættelse er dyr. Den kan koste op til 50% af medarbejderens årsløn, samtidig med at den bremser virksomhedens fremdrift. Omvendt bliver effekten af en god onboarding hurtigt synlig i SMV’er. 

Fra mavefornemmelse til struktur: brug profilværktøjer aktivt

Mange virksomheder bruger profilværktøjer til at vælge den rette kandidat. Men når kontrakten er underskrevet, bliver indsigten alt for ofte liggende i rekrutteringsprocessen. Det er en overset mulighed.

”Den viden, man får om en kandidats motivation, adfærd og samarbejdsstil, bør ikke ende i en skuffe, når personen bliver ansat. Brugt rigtigt kan den gøre onboardingen mere målrettet, hjælpe lederen med at sætte medarbejderen godt i gang og forebygge unødige samarbejdsfriktioner,” siger Signe Ravn, Manager i Beierholm Rekruttering.

Personlighed og adfærd har dokumenteret betydning for trivsel, samarbejde og performance. Spørgsmålet er sjældent, om indsigten er relevant, men om virksomheden får den omsat til konkret ledelse og praksis.