Lovforslag stiller krav om digital opbevaring af regnskabsmateriale

Ved regnskabsmateriale forstås i henhold til bogføringsloven:

• Registreringer, herunder transaktionssporet
• Beskrivelse af virksomhedens bogføringsprocedurer
• Bilag
• Oplysninger i øvrigt, som er nødvendige for kontrolsporet
• Dokumentation for oplysninger i noterne og ledelsesberetningen i årsrapporten og for skøn og vurdering foretaget i forbindelse med udarbejdelse af virksomhedens årsrapport
• Regnskaber, som kræves udarbejdet i henhold til lovgivning, og frivilligt udarbejdede regnskaber, der ikke udelukkende er til virksomhedens eget brug
• Eventuelle revisionsprotokoller eller tilsvarende rapportering.

Undtaget fra kravet om digital opbevaring af regnskabsmateriale er alene virksomheder med personlig hæftelse, når virksomhedens nettoomsætning ikke har oversteget DKK 300.000 i hvert af de to seneste indkomstår.

Det må forudsættes, at langt størstedelen af de danske virksomheder i dag har et økonomisystem, der sikrer digital registrering af alle økonomiske transaktioner, og at der løbende tages sikkerhedskopier heraf. Anderledes ser det ud, når det gælder digital opbevaring af bilag og andet regnskabsmateriale, som for en stor dels vedkommende fortsat alene foreligger i fysisk form.

Det nye krav til digitalisering af regnskabsmaterialet forventes at træde i kraft for regnskabsår, der starter 1. januar 2023 eller senere.

Krav om digital sikkerhedskopi

Foruden kravet om digital opbevaring af regnskabsmateriale indsættes også et krav om, at der løbende tages en digital sikkerhedskopi af regnskabsmaterialet, og at denne opbevares på betryggende vis. Det er ikke angivet, hvor ofte en virksomhed skal tage sikkerhedskopi af det digitale regnskabsmateriale, men at dette afhænger af virksomhedens kompleksitet, antallet af transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang. Det præciseres dog, at kravet for virksomheder med mange daglige transaktioner skal forstås sådan, at sikkerhedskopier skal tages dagligt.

Skærpede regler om bødestraf

Der bliver samtidig lagt op til, at overtrædelse af reglerne i bogføringsloven skal medføre markant skærpede bødestraffe, så bevidst tilsidesættelse af grundlæggende pligter i bogføringsloven er forbundet med mærkbare konsekvenser.

Afslutning

Mange nyere bogføringssystemer er opbygget, så de understøtter de nye krav, mens ældre systemer formentlig ikke vil være det. Det giver derfor god mening, at få kigget på om de nye krav kan håndteres af bogføringssystemet, eller om der skal laves en separat løsning hertil. Hvis der viser sig at være behov for udskiftning af bogføringssystemet, vil det være en god ide snarest at komme i gang med overvejelserne, så man er klar til ikrafttræden af de nye regler.