Få en skarp periodeafslutning
Selvom en periodeafslutning er præget af faste rutiner, bruger mange virksomheder uforholdsmæssigt meget tid på arbejdet. Tid, som økonomiafdelingen kan bruge på opgaver, der skaber mere værdi.
En tidsrøver af dimensioner
Tænk lige på, hvor meget tid en økonomimedarbejder hver måned bruger på at afstemme konti, finde bilag i ringbind, søge efter opdaterede posteringer, copy-paste mellem forskellige programmer, rette egne og andres fejltastninger, kontrollere og efterse. For en erfaren medarbejder er det måske hurtigt gjort, men set over år løber det op i uhyggeligt mange timer og store summer. Og hvad gør du, hvis medarbejderen bliver syg eller finder andet arbejde?
Det stiller virksomheden i en sårbar situation.
De typiske faldgruber
Månedsafslutninger og andre periodeafslutninger er for mange virksomheder et vigtigt redskab, der både bruges som pejlemærke og advarselslampe. Derfor er ledelsen helt afhængig af, at økonomiafdelingen lukker perioden med både effektivitet i arbejdsgangene og kvalitet i tallene.
Men mange virksomheder oplever, at det langt fra altid er tilfældet. Det kan føre til mangelfuld og fejlbehæftet rapportering. Tidspres, flaskehalse og forsinkelser. Uforholdsmæssigt stort tidsforbrug og manglende tiltro til tallene.
De typiske faldgruber er:
- For mange manuelle og ukoordinerede arbejdsgange
- Tidskrævende rutiner, som bare er blevet en vane
- Manglende aftaler om, hvem der gør hvad hvornår
- Dokumentationen er spredt på forskellige drev, filsystemer og programmer
- Arbejdet udføres af én eller få medarbejdere, der har det hele ”i hovedet” – det medfører stor sårbarhed ved fratrædelse, ferie og sygdom
- Manglende kendskab til smartere måder at arbejde på.
Der er faldbruger som disse, der fører til, at periodeafslutningen ikke altid fungerer optimalt. Det er ærgerligt, for en systematiseret og velsmurt proces giver store fordele både nu og på længere sigt.
Læs også
Udforsk mulighederne. Vær nysgerrig, og klik dig videre.
Alting samlet ét sted
Derfor har vi i Beierholm udviklet et værktøj, der samler periodeafslutningen ét sted og samtidig skaber tryghed for, at alle arbejdsopgaver bliver udført – uanset hvordan de er fordelt mellem medarbejderne.
Vi har taget udgangspunkt i en verden, der stiller tårnhøje krav til struktur, regelmæssighed og datakvalitet: nemlig vores egen. Det betyder, at din virksomhed kommer til at samle periodeafslutningen i en intuitiv softwareløsning, der giver:
- Overblik over, hvilken dokumentation der er nødvendig
- En god struktur, hvor al dokumentation er samlet ét sted
- Velbeskrevne retningslinjer for periodeafslutningen
- Procesbeskrivelser, der samler al viden i virksomheden, ikke hos medarbejderne
- En klar opgavefordeling, så alle ved, hvad der skal gøres hvornår
- Relevante nøglekontroller, der skal forhindre besvigelser og imødekomme krav til compliance, persondatafordningen etc.
Mulighed for yderligere automatisering
Ved at strømline arbejdsgangene ruster din virksomhed sig samtidig til at kunne udnytte de RPA-teknologier (Robotic Process Automation), som er i hastig fremmarch. Derfor kan en effektiv periodeafslutning ikke blot frigøre tid og give tryghed her og nu – men også åbne døren for masser af nye muligheder, hvor periodeafslutningen bliver helt eller delvist automatiseret.
Kom i dialog
Bruger I også meget tid på periodeafslutning? Har I brug for hjælp til at arbejde smartere, så I får bedre tid til det værdiskabende arbejde? Så lad os tage en uforpligtende snak om mulighederne.
