Digital bogøring 1. januar 2025
Spørgsmål
Jeg har hørt og er indforstået med, at den nye bogføringslov er trådt i kraft, som stiller krav om digital opbevaring af bilag. Hvad betyder det for min virksomhed, og hvordan kan jeg sikre, at vi overholder de nye regler?
Svar
Tak for dit spørgsmål. Den nye bogføringslov betyder, at flertallet af virksomheder på et tidspunkt har pligt til at bruge et digitalt bogføringssystem eller en ekstern bogholder. Det indebærer helt konkret, at du skal sikre, at din virksomheds:
- transaktioner bogføres i et digitalt bogføringssystem, og at du har en procedure for dette.
- købs- og salgsfakturaer opbevares digitalt i det digitale bogføringssystem, når de indeholder nogle specifikke oplysninger.
Derudover er det vigtigt, at bogføringssystemet, som man har valgt, lever op til nogle særlige specifikationer, som bl.a. sikrer, at transaktioner ikke kan slettes, at der løbende tages backup af data, og at data kan udlæses til myndighederne.
Nedenfor oplistes 4 scenarier på, hvad I skal gøre, alt efter hvad jeres virksomhed anvender på dette tidspunkt:
- Bruger et registreret bogføringssystem
- Virksomheden bruger et registreret bogføringssystem, som allerede opfylder kravene til digital bogføring. Erhvervsstyrelsen har udarbejdet en liste over godkendte bogføringssystemer for at sikre, at de opfylder krav til bl.a. sikkerhed. Det er derfor udbyderen af systemet, som har ansvaret for, at systemet overholder reglerne og er lovligt.
- Bruger et ikke-registreret bogføringssystem
- Virksomhederne skal selv sikre sig, at deres ikke-registrerede bogføringssystem overholder lovens krav.
Bruges der en kombination af flere systemer, hvor virksomhedens transaktioner f.eks. bogføres i et registreret bogføringssystem, men opbevarer købs- og salgsbilag i et andet system, så er det i lovens forstand også et ikke-registeret bogføringssystem.
- Virksomhederne skal selv sikre sig, at deres ikke-registrerede bogføringssystem overholder lovens krav.
- Bruger en ekstern bogholder
- Ved brug af en ekstern bogholder til varetagelse af virksomhedens bogføring, er det den eksterne bogholders ansvar at bruge et digitalt bogføringssystem, som lever op til kravene, samt at de krævede bilag bliver opbevaret digitalt.
Det er dog virksomhedens ansvar, at den eksterne bogholder modtager alt relevant materiale. I behøver altså ikke som virksomhedsejer at fortage jer noget, medmindre I bliver opmærksomme på, at jeres eksterne bogholder ikke overholder reglerne.
- Ved brug af en ekstern bogholder til varetagelse af virksomhedens bogføring, er det den eksterne bogholders ansvar at bruge et digitalt bogføringssystem, som lever op til kravene, samt at de krævede bilag bliver opbevaret digitalt.
- Bogfører manuelt, herunder i Excel.
Bogfører virksomheden manuelt i Excel, skal virksomheden omstilles til at bogføre digitalt eller alternativt finde ekstern assistance til at varetage opgaven.
.. Og hvad sker der så, hvis bogføringsloven ikke overholdes?
Hvis ikke ovenstående bliver overholdt og Erhvervsstyrelsen konstaterer dette, vil virksomhedens ledelse i første omgang få et påbud om at indsende en erklæring med dokumentation for, at kravene bliver opfyldt.
Hvis dette ikke indsendes, kan der også udstedes bøder, og Erhvervsstyrelsen vil foretage en konkret vurdering af, om der i den enkelte sag er grundlag for at politianmelde virksomhedens ledelse.
Dan Visti Abildgaard