Digitale bogføringssystemer

Digital bogføring

I 2024 bliver de første virksomheder omfattet af bogføringslovens krav om digital bogføring samt digital opbevaring af bogføring og bilag. Når kravet om digital bogføring træder i kraft, har de omfattede virksomheder overordnet to muligheder for at opfylde dette:

1. Sørge for, at virksomhedens bogføringssystem lever op til kravene i bogføringsloven, eller
2. Outsourcing af bogholderiet.

Virksomheder, der ønsker at varetage bogføringen selv, kan opfylde kravet om digital bogføring ved at bogføre digitalt i enten et standardbogføringssystem eller i et specialudviklet bogføringssystem.

Standardbogføringssystemer

Et standardbogføringssystem er et bogføringssystem, som er registreret hos Erhvervsstyrelsen. Det vil sige, at udbyderen af bogføringssystemet har anmeldt dette til Erhvervsstyrelsen, som har kontrolleret, at systemet lever op til kravene til et digitalt bogføringssystem.

Fordelen ved at vælge et standardbogføringssystem er således også, at man kan være sikker på, at systemet lever op til kravene. Ulempen er, at systemet udbydes som en standardløsning og derfor har begrænsede tilpasningsmuligheder sammenlignet med et specialudviklet bogføringssystem.

Erhvervsstyrelsen forventer at offentliggøre en liste over registrerede standardbogføringssystemer i januar 2024.

Specialudviklede bogføringssystemer

Specialudviklede bogføringssystemer forhåndsgodkendes ikke af Erhvervsstyrelsen, og virksomhedens ledelse er derfor selv ansvarlig for at sikre, at det anvendte bogføringssystem lever op til kravene til et digitalt bogføringssystem. Fordelen ved at anvende et specialudviklet system er derfor samtidig, at bogføringssystemet kan skræddersys til den enkelte virksomheds behov.

Det er vigtigt at være opmærksom på, at kravene til et digitalt bogføringssystem kan opfyldes ved brug af flere forskellige programmer, applikationer m.v. Det skyldes, at der ved et ”digitalt bogføringssystem” menes summen af de computere, programmer, digitale services, software m.v., som virksomheden anvender til følgende:

• Bogføring af transaktioner
• Opbevaring af bogførte transaktioner og bilag
• Automatiseringer af de processer, som et digitalt bogføringssystem efter kravbekendtgørelsen skal understøtte.

Det vil sige, at virksomheden ikke nødvendigvis skal anvende ét system, der opfylder samtlige af Erhvervsstyrelsens krav. Virksomheder, som benytter et specialudviklet bogføringssystem, kan således godt opfylde kravene, selvom bogføring sker i ét program, salgsfakturaer genereres i et andet program, og opbevaring af bilag sker i et tredje program. Vi forventer, at Erhvervsstyrelsen vil følge op med vejledning til virksomhederne, når reglerne er endeligt fastlagt.

Bekendtgørelsen med kravene til specialudviklede bogføringssystemer forventes udstedt primo november 2023.

(Forventet) ikrafttræden

Ikrafttrædelsestidspunktet for kravet om digital bogføring er endnu ikke endeligt fastsat, og datoerne er således blot foreløbige. Erhvervsstyrelsen har dog netop sendt et udkast til bekendtgørelse om ikrafttrædelse i høring, hvori kravet om digital bogføring forventes implementeret således:

Digitale standardbogføringssystemer

For virksomheder med pligt til at indsende årsrapport efter årsregnskabsloven, og som benytter et digitalt standardbogføringssystem, forventes kravet om digital bogføring at gælde for regnskabsår, der begynder 1. juli 2024 eller senere.

Eksempel
Regnskabsperiode 01.01 – 31.12
Kravet vil forventeligt være gældende for virksomheden fra 1. januar 2025.

Regnskabsperiode 01.07 – 30.06
Kravet vil forventeligt være gældende for virksomheden fra 1. juli 2024.

Specialudviklede bogføringssystemer

For virksomheder med pligt til at indsende årsrapport efter årsregnskabsloven, og som benytter et specialudviklet bogføringssystem, forventes kravet om digital bogføring at gælde for regnskabsår, der begynder 1. januar 2025 eller senere.

Eksempel
Regnskabsperiode 01.01 – 31.12
Kravet vil forventeligt være gældende for virksomheden fra 1. januar 2025.

Regnskabsperiode 01.07 – 30.06
Kravet vil forventeligt være gældende for virksomheden fra 1. juli 2025.

Øvrige virksomheder

For virksomheder, som ikke har pligt til at indsende årsrapport efter årsregnskabsloven, men hvor omsætningen i to på hinanden følgende indkomstår overstiger DKK 300.000, forventes kravet om digital bogføring tidligst at gælde for regnskabsår, der begynder 1. januar 2026 eller senere.

Vi sørger for at holde dig ajour

Beierholm følger udviklingen og sørger for at holde dig opdateret, når der kommer yderligere information fra Erhvervsstyrelsen. Beierholm vil løbende dele indsigter og anbefalinger til, hvordan man bedst muligt kommer til at leve op til de nye regler. Vi vil også bidrage med forslag til, hvordan man samtidig høster effektiviseringsgevinsterne og får opbygget en mere værdiskabende økonomifunktion. Hvis du ønsker at blive opdateret på den nye bogføringslov og andre relevante nyheder, kan du tilmelde dig Beierholms nyhedsservice.

Hvis du har spørgsmål vedrørende den nye bogføringslov eller ønsker at være på forkant med digitaliseringen, er du naturligvis velkommen til at kontakte din daglige revisor eller en specialist i Beierholm.