Tidsregistrering - lovkrav

Alle arbejdsgivere skal senest den 1. juli 2024 have indført et system til registrering af de ansattes arbejdstid. 

Mulighederne for at undgå implementering af et arbejdstidsregistreringssystem er så begrænsede, at kun de færreste virksomheder kan undgå at implementere et system hertil.

Baggrund

Med EU-Domstolens dom af 14. maj 2019 i sag C-55/18, CCOO, blev det fastslået, at der i medfør af arbejdstidsdirektivet gælder et krav om, at lønmodtageres daglige arbejdstid måles og registreres, så det kan sikres, at bestemmelser om hviletid samt maksimal ugentlig arbejdstid overholdes.

EU-dommen fra 2019 er baggrunden for den nye lov om tidsregistrering, hvor der fra 1. juli 2024 stilles krav til, at arbejdsgivere implementerer et system til registrering af medarbejdernes arbejdstid.

Kravene til systemet

Systemet skal være objektivt, pålideligt og tilgængeligt. Der er ingen krav til specifikationerne for systemet. Det kan være håndskrevet, ført i Excel-ark eller digitalt via applikation på telefonen mv. Her er der valgfrihed.

Det er den enkelte medarbejders daglige arbejdstid, der skal registreres. Det skal ikke registreres, hvornår på dagen arbejdet er udført. Hvis man arbejder efter vagtplan eller har en fast daglig arbejdstid, kan man nøjes med at registrere de daglige afvigelser fra den planlagte arbejdstid.

Arbejdsgiver skal føre kontrol med registreringen.

Arbejdsgiver skal sikre, at medarbejderen kan tilgå sine egne arbejdstidsregistreringer (men medarbejderen må ikke kunne se sine kollegaers registreringer).

Arbejdsgiver skal opbevare de registrerede oplysninger i ca. 5½ år.

Hvad skal arbejdsgiver gøre?

1. Undersøge markedet og vælge den løsning, der passer bedst til virksomheden
2. Sikre sig, at den valgte løsning:
   • ​​​​​​Gør det muligt at måle/registrere den daglige arbejdstid for hver enkelt medarbejder
   • Den enkelte medarbejder kan tilgå sine egne registreringer
   • Kan gemme oplysningerne i 5½ år.
3. Udarbejde en personalepolitik gældende for samtlige medarbejdere i virksomheden, der mindst indeholder følgende:
   • Hvordan bruges systemet (hvad skal registreres, og hvor ofte skal det registreres?)
   • Hvilke kontrolforanstaltninger gøres fra arbejdsgivers side, og hvordan forholder man sig, hvis arbejdsgiver og arbejdstager er uenige i registreringen?
   • Hvad bruges oplysningerne til, og er der konsekvenser for medarbejderen ved ikke at registrere og i givet fald, hvilke konsekvenser?
   • Hvordan får man indsigt i egne oplysninger og kan andre se dem?
   • Hvor længe opbevares de registrerede oplysninger?

Denne vejledning kan ikke erstatte konkret rådgivning.

Kontakt os gerne

Hvis der er spørgsmål til de nye regler om tidsregistrering, er du velkommen til at kontakte vores juridiske specialister. 

Beierholm kan bl.a. hjælpe med konkret rådgivning, besvarelse af spørgsmål, tillæg til ansættelseskontrakter og udarbejdelse af personalepolitik.

Overvejer du et nyt ERP-system eller anden digitalisering i virksomheden, så er du velkommen til at kontakte vores specialister i forretningsudvikling.